На смену «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, пришла «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, и кто-то уже успел перейти на новую редакцию, не избежав при этом затруднений. Если вы тоже планируете переход, то эта статья для вас: расскажем о чужих ошибках, чтобы вы могли пользоваться новой редакцией максимально комфортно.

Этапы перехода на новую редакцию

Самая распространенная и самая главная ошибка, которую допускают пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, решившиеся на переход на редакцию 3.1, – легкомысленное отношение к самой процедуре перехода.

Важно! Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции производится не обновлением «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, а переносом данных из нее в совершенно новую программу. По сути, это внедрение новой программы. И относится к нему нужно со всей серьезностью.

Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:

подготовка к переходу;
перенос данных и настройка новой программы;
проверка перенесенных данных.

Рассмотрим подробнее эти этапы.

Какие данные будут перенесены

Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

На сайте 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» 16 февраля 2016 г. опубликована статья под названием «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3.0». В ней содержится информация о том, что и каким образом переносится из старой программы в новую:

«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
начисления и удержания с произвольными формулами;
кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
сведения о займах сотрудников;
действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и «полного» переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:

методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных».

Как показала практика, предприятия, пожелавшие перенести «все нажитое непосильным трудом» в новую программу, в придачу к огромному объему перенесенной информации (и утяжелению базы данных) получили и непрекращающуюся головную боль из-за того, что зачастую данные переносятся некорректно, а проявляется это в самый неподходящий момент непредсказуемым образом.

Отсюда следует первый важный вывод: если вы не являетесь организацией «с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных» – не выбирайте вариант переноса «за период», выбирайте вариант «на дату».

У вас в базе данных не будет документов приема на работу и кадровых переводов для сотрудников, работающих на дату переноса. Это не страшно: кадровая история таких сотрудников записывается в специальный регистр сведений, откуда благополучно попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить время на поиски документа, ответственного за неправильное начисление или непонятно откуда возникший перерасчет.

Когда лучше переходить

К сожалению, большой плюс варианта переноса «на дату» (отсутствие истории) оборачивается минусом, если переход производится не с начала календарного года. Дело в том, что из-за отсутствия перенесенных документов начисления/выплат вы не сможете сформировать своды за месяцы с начала года до даты перехода.

Есть еще один неприятный момент, к которому нужно быть готовым: предпочтительный перенос данных «на дату», выполненный в середине года, не убережет вас от некорректного-+ (иногда) поведения программы и перерасчетов неясной природы.

Обезопасить себя от подобных неприятностей можно, если выполнить перенос данных в январе-феврале по состоянию на 1 января. Да, январь-февраль – горячая пора для всей бухгалтерии. Но зато вы получите возможность видеть полную картину за целый год. Все движения будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать (а при необходимости и менять) свои данные с начала года.

Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.

Подготовка к переходу

Подготовка к переходу включает два момента, один из которых желательный (особенно если вы будете переходить с 1 января), а другой обязательный.

Желательно, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам. Это важно, потому что таким образом мы минимизируем последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. В этом году вся страна участвует в игре «сдать 6-НДФЛ и не умереть», а в следующем году нас может ожидать новая форма 6-НДФЛ. Лучше подготовиться заранее.

Что нужно сделать обязательно: найдите время и пройдите обучение по новой редакции программы. Не будьте самонадеянными!

Когда вы впервые пересаживаетесь с велосипеда за руль автомобиля, то без обучения и практики вы не сможете ехать на машине, даже если знаете наизусть правила дорожного движения. Так и здесь: даже если вы бог кадрового учета и гуру в расчете зарплаты – вы не сможете качественно работать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, и использовать весь ее богатый функционал, если не подготовитесь соответствующим образом.

В моей практике был опыт неудачного перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, когда все было сделано вовремя (в январе) и правильно (на дату), но тем не менее ни кадровики, ни расчетчики так и не начали работать в программе – пользователи, отказавшись от предварительного обучения, банально не знали, каким образом отражать в программе ту или иную операцию, а объем текущих дел был таков, что у них просто не нашлось времени учиться на ходу.

Так что идеальный порядок перехода с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выглядит следующим образом:

проходим обучение;
в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
переходим в январе, максимум в феврале;
выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Такой вариант перехода на новую редакцию сильно облегчит жизнь всем организациям, решившимся на переход. Но особенно он актуален для крупных организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда, разветвленной структурой предприятия, активным кадровым движением.

Перенос данных и настройки программы

Перед переходом надо закрыть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 месяц – отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам будут перенесены некорректно.

И в обязательном порядке стоит сделать резервную копию – на всякий случай. Она поможет в дальнейшем, если возникнет вопрос о состоянии учета на момент перехода.

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:

обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

После того как данные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, будут перенесены в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку. Можно отказаться от настройки и выполнить ее позже (не лучший вариант – потом придется искать разные настройки в разных местах программы), можно бездумно согласиться со всем, что предложит программа, и нажать все флажки, что называется, на будущее (тоже не оптимально – есть риск захламить справочники начислений и удержаний).

Оба варианта не критичны, просто в дальнейшем потребуют больших усилий от пользователя по наведению порядка в базе данных. Лучше сразу спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас присущи вашей организации, без всяких флажков «про запас».

После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета» («Настройка» – «Отчет по настройкам») и проверить себя.

Не беда, если что-то забыли и не учли – настройки программы, организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.

Проверки

Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры» – «Сервис» – «Объединение личных карточек»).

Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

Большую часть информации, перенесенной из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, документами, можно найти в двух местах:

«Администрирование» – «См. также» – «Переносы данных»;
«Главное» – «См. также» – «Данные на начало эксплуатации».

Документами «Переносы данных» переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):

«ЗП_СЗО», «ЗП_СЗФСС» – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
«ИЛ» – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
«НДФЛ» – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты»;
«ПСС» – пособия по социальному страхованию с начала года;
«СВ» – страховые взносы с начала года;
«РКД» – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
«РОтп» – реестр отпусков для работающих сотрудников;
«ТДК» – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации» записываются документы:

«Начальная штатная расстановка» – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка», «Штатные сотрудники») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда» поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
«Начальная задолженность по зарплате» – один документ на всю организацию.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 – в разрезе сотрудников и подразделений.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за апрель в размере 100 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце, а переходим на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, с 1 мая, то в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, остаток на 01.05 будет 100 000 руб., а в новой программе – 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выплату зарплаты в мае за апрель.

Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.

Нужно отметить, что на сегодняшний день уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и отпусков по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.

Также стоит проверить графики работы сотрудников.

Обратите внимание: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, «Я6 Н2» означает 8 рабочих часов, из которых 6 дневных и 2 ночных.

После выполнения основных проверок (основных, потому что за один раз проверить все вряд ли удастся, особенно если у вас крупная организация) сделайте резервную копию новой программы. Если вы только осваиваете «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, то в дальнейшем вам пригодится резервная копия данных, когда вы будете экспериментировать с настройками начислений.

Услуги по внедрению и сопровождению

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Переход с редакции 2.5 на редакцию 3.1

Переход от редакции 2.5 на 3.1 не происходит полностью автоматически, так как редакция 3.1 – это другая программа, в которой данные хранятся и обрабатываются иным способом, чем в редакции 2.5.

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных в новую редакцию необходимо сделать следующее:

Завершить все операции в текущей информационной базе (редакции 2.5): начислить зарплату, налоги, взносы, командировки, отпуска, больничные, передать данные в бухгалтерскую программу и т.д.
Сделать копию рабочей информационной базы и развернуть ее в локальном каталоге на своем рабочем компьютере. Обновить ее до актуального релиза.
Посмотреть, какая версия программы установлена, можно из меню "Справка – О программе". Там же можно увидеть, в каком каталоге располагается информационная база.
Установить актуальный релиз конфигурации редакции 3.1 в новый, чистый каталог, создав новую информационную базу.
При необходимости установить платформу "1С:Предприятие 8" требуемого релиза.

При первом запуске редакции 3.1 в чистой базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать "Перенести данные из программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 2.5 ".

Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из меню "Справка – О программе" этой базы, и введите имя и пароль пользователя этой базы, имеющего права администратора.

Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.

Выбор варианта переноса данных

По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с "чистого листа", без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Сначала нужно установить месяц начала эксплуатации. Программа предусматривает возможность начать эксплуатацию с любого месяца. Если месяц не совпадает с началом года, то дополнительно будут перенесены данные для расчета НДФЛ и отчетности в фонды за текущий год.

Какие данные переносятся?
– Справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и связанные с этими справочниками данные.
– Начисления и удержания с предопределенными способами расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т.п.).
– Штатная расстановка на начало эксплуатации. Штатное расписание автоматически воссоздается на основе штатной расстановки.
– Кадровая история сотрудников для заполнения личных карточек (Т-2).
– Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за 3 предшествующих года, для остальных случаев – за 15 месяцев.
– Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если перенос не с начала года).
– Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.

Сравнение вариантов переноса данных

Вариант №1	Вариант №2
Максимальное использование новой функциональности.	Использование документов и операций из предыдущей редакции.
Минимально необходимые, но достаточные данные – это быстрый перенос и нетрудозатратная выверка данных.	Много данных – это медленный перенос и большая работа по выверке данных.
Подходит даже для нетиповых конфигураций. Позволяет перейти к полностью типовому решению.	Повышенные требования к качеству данных в редакции 2.5. Возможность получать кадровую статистику за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность формировать своды и расчетные листки за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность рассчитывать базу для начислений за прошлые периоды в новой базе данных.
Фактически это "свертка базы".

Проверка результатов переноса данных

Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.

Главное меню – Данные на начало эксплуатации

Начальная штатная расстановка – данные для расчета зарплаты, актуальные на момент переноса.
Начальная задолженность по зарплате – если кому-то не была выдана зарплата на момент переноса.

Меню Кадры – Сотрудники

Личные данные сотрудников должны перенестись полностью.

Меню Администрирование – Переносы данных

Документы "Переносы данных" хранят:

данные для формирования отчетности текущего года в случае переноса не с начала года (НДФЛ и СВ – страховые взносы, ПСС – пособия за счет средств ФСС);
кадровую информацию (РКД – регистр кадровых приказов, ТДК – информация о трудовых договорах, РОтп – регистр отпусков, ИЛ – исполнительные листы);
данные для расчета среднего заработка (ЗП_СЗФСС – для пособий ФСС, ЗП_СЗО – для отпуска).

Организационная структура

Справочник "Организации".
Справочник "Подразделения" и "Территории".

Необходимо привести и ее в соответствие реальной структуре предприятия.

Физические лица и сотрудники

Используйте кадровые отчеты для проверки перенесенных данных. Распечатайте личные карточки сотрудников и раздайте им для проверки – это хороший способ провести инвентаризацию данных сотрудников.

Начисления и удержания

Один план видов расчетов "Начисления".
Один план видов расчетов "Удержания".

Проверка формул в начислениях и удержаниях.

Вариант переноса №2

Дополнительно к данным первого варианта переноса формируются вспомогательные документы с кодами:

РВ – рабочее время по всем сотрудникам за все периоды.
ОСО – данные для расчета остатков отпусков.
ЗП – данные о всех начислениях и удержаниях.
НЗП – данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов и расчетных листков.
ЗС – расчеты по займам.
ВЗ – подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности.
ДнСост – сведения об отсутствии сотрудников.

Тестовый прогон расчета зарплаты

Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.

Подведем итоги

Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за прошлые периоды никуда не денутся, а останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.

Ответы на часто задаваемые вопросы

	Возможно ли самостоятельно провести процедуру перехода? Пользователи, обладающие навыками администрирования "1С:Предприятие 8", могут провести перенос данных самостоятельно, без привлечения специалистов. Остальным рекомендуем воспользоваться услугами партнеров "1С".
	Можно ли перейти на редакцию 3.1 не с начала года? Да, возможен перенос данных начиная с любого месяца. Если переход происходит не с начала года, то дополнительно переносятся данные за текущий год, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ и взносам в фонды.
	Нужно ли покупать лицензию на редакцию 3.1? Нет, если у вас уже есть лицензия на "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ", которая дает право использовать любую редакцию – и 2.5 и 3.х. Но вы должны иметь активную интернет-поддержку (для версий ПРОФ и КОРП это означает иметь действующую подписку 1С:ИТС).
	Где взять дистрибутив ЗУП 3.1 актуальной версии? Обратитесь к вашему обслуживающему партнеру 1С. Если у вас действующая поддержка (подписка 1С:ИТС для версий ПРОФ и КОРП), то вам предоставят доступ к полному дистрибутиву.
	Можно ли разобраться в новой редакции 3.1 без предварительного обучения? Это возможно, но не рекомендуется. Правильнее всего будет пройти курсы "1С" очно или в интернете заранее, а затем уже переходить на новую редакцию.
	Какие курсы или лекции стоит послушать? На сайте edu.1c.ru в разделе "Зарплата 8" есть отличные курсы за очень небольшую плату. Кроме того, в "1С:Лектории " регулярно читаются лекции по новой редакции ЗУП, архив лекций доступен всем подписчикам 1С:ИТС ПРОФ.

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси», поэтому обновление ЗУП 2.5 вполне обосновано .

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально осуществить переход на 3.0, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

При выборе данного варианта переносятся документы.
Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
По взаиморасчетам переносятся все документы.
При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
Личные данные сотрудников;
Начальную штатную расстановку;
Начисления и удержания, корректность формул;
Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней. Для пользования максимально широким функционалом и инструментарием рекомендуется также осуществить переход на ЗУП КОРП.

О чем вы узнаете в статье:

Этапы перехода на новую редакцию

Важно! Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции производится не обновлением «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, а переносом данных из нее в совершенно новую программу. По сути, это внедрение новой программы. И относится к нему нужно со всей серьезностью.

Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:

подготовка к переходу;
перенос данных и настройка новой программы;
проверка перенесенных данных.

Рассмотрим подробнее эти этапы.

Какие данные будут перенесены

Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
начисления и удержания с произвольными формулами;
кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
сведения о займах сотрудников;
действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Отсюда следует первый важный вывод: если вы не являетесь организацией «с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных» – не выбирайте вариант переноса «за период», выбирайте вариант «на дату».

Когда лучше переходить

Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.

Подготовка к переходу

Поможем научиться работать в новой редакции программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

проходим обучение;
в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
переходим в январе, максимум в феврале;
выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Перенос данных и настройки программы

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:

обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета » («Настройка» – «Отчет по настройкам ») и проверить себя.

Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры » – «Сервис » – «Объединение личных карточек »).

«Администрирование » – «См. также » – «Переносы данных »;
«Главное » – «См. также » – «».

Документами «Переносы данных » переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):

«ЗП_СЗО », «ЗП_СЗФСС » – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
«ИЛ » – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
«НДФЛ » – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты »;
«ПСС » – пособия по социальному страхованию с начала года;
«СВ » – страховые взносы с начала года;
«РКД » – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
«РОтп » – реестр отпусков для работающих сотрудников;
«ТДК » – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации » записываются документы:

«Начальная штатная расстановка » – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка », «Штатные сотрудники ») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда » поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации » – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
«Начальная задолженность по зарплате » – один документ на всю организацию.

Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат » с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.

Также стоит проверить графики работы сотрудников.

Обратите внимание: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, «Я6 Н2» означает 8 рабочих часов, из которых 6 дневных и 2 ночных.

Это статья из газеты «Прогрессивный бухгалтер» для коммерческих организаций, № 5, 2017. Подпишитесь на бесплатную газету , чтобы получать полезные статьи и вовремя узнавать об изменениях в законодательстве!

Фирма «1С» напоминает, что в соответствии с информационным письмом № N 22222 в 2018 году будет прекращена поддержка конфигураций:

Зарплата и управление персоналом редакции 2.5;
Зарплата и кадры бюджетного учреждения редакции 1.0;
Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения редакции 1.0.

Пользователям редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом" рекомендуется перейти на редакцию 3.1.

Этапы перехода на редакцию 3

Подготовьте персонал к работе в новой редакции программы.
Ваши бухгалтеры-расчетчики и кадровики будут эффективнее работать с новой программой, если познакомятся с ней заранее. Есть много вариантов обучения, в том числе низкобюджетных.

Во-первых, есть раздел на сайте ИТС (у вас будет к нему доступ, если вы оформите подписку ИТС ПРОФ), в котором собрана информация о кадровом учете и расчете зарплаты в программах 1С, там же есть руководство пользователя и популярные книги по ЗУП 3 в электронном виде. Вы также можете заказать эти книги в интернет-магазине 1С или через партнеров 1С.

Во-вторых, есть сайт онлайн-обучения , где за небольшую плату можно пройти месячные курсы повышения квалификации.

В-третьих, есть очные курсы 1С и партнеров.
Подготовьте свои компьютеры.
Новая редакция ЗУП, возможно, потребует больше мощности от ваших компьютеров.

Клиент-серверная технология, используемая в ЗУП 3, наиболее эффективна в системах, использующих хранение данных на SQL сервере, к которому организован доступ с компьютеров пользователей через «тонкий клиент». В этом случае важна производительность сервера.

Если у вас используется файловый сервер, то необходимо заранее протестировать скорость работы. То, что было хорошо для конфигурации на «обычных формах» (в частности, доступ по RDP), может оказаться вредным для «управляемых форм».

Если у вас единственный компьютер, то важна его мощность и, в первую очередь, объем оперативной памяти. Недостаточно просто докупить память, нужно установить 64-битную версию операционной системы, чтобы эта память была видна программам.

Если вы уже используете новые редакции других программ 1С (Бухгалтерия 3.0 или Управление торговлей 11), то знакомы со всеми этими требованиями, подстроились к ним и, вероятнее всего, уже готовы к запуску ЗУП 3.
Подготовьте свои программные доработки к миграции на новую версию.
Если вы «обросли» доработками к вашей ЗУП 2.5, то наступило время провести их ревизию. Проанализируйте, какие их этих доработок используются до сих пор, есть ли аналогичная функциональность в типовой ЗУП 3.

Актуальные доработки, не имеющие аналогов в типовом решении, нужно будет подготовить к переносу. Скорее всего, их придется полностью переписать. Лучше оформить их в виде внешних отчетов и обработок или в виде расширений, так, чтобы это не затрагивало основную конфигурацию. Это позволит оставить конфигурацию на поддержке и упростит (т.е. удешевит) дальнейшее ее сопровождение.
Проведите предварительные тесты.
Создайте новую информационную базу. Установите в нее последнюю версию ЗУП 3. Проведите пробную загрузку данных из копии вашей рабочей базы 2.5. Загрузите в нее все доработки. Наладьте обмен с копией рабочей базы «1С:Бухгалтерии». Введите операции за текущий месяц, рассчитайте зарплату, синхронизируйтесь с копией бухгалтерской базы, проверьте результаты.

Убедитесь, что все работает так, как вы и ожидали. Если вы ожидали другого, то разберитесь со всеми вопросами заранее, до того, как начнете реальную работу в новой редакции.

И главное - все тестовые манипуляции выполняйте на копиях данных и не забывайте о регулярных резервных копиях .
Подготовьте данные для переноса.
Перенос данных в ЗУП 3 похож на «свертку базы». Фактически, вы получите входящие остатки на начало периода (года или месяца). Чтобы в этих входящих остатках не болтались хвосты прошлых периодов, по возможности, закройте их в старой программе перед переносом.

Начислите всем зарплату, выплатите ее, проведите все кадровые документы, передайте данные в «1С:Бухгалтерию».

Когда лучше всего переходить на ЗУП 3?

Теоретически, возможен перенос данных начиная с любого месяца. Если переход происходит не с начала года, то дополнительно переносятся данные за текущий год, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ и взносам в фонды.

Но наиболее благоприятный момент перехода - начало года (январь). Прошлый год останется в старой программе, а начисления за январь будут уже в новой. Параллельно можно будет вести подготовку годовой отчетности в старой программе. Отчетность за 1 квартал вы будете готовить уже в новой программе.

Если нет уверенности, что за январь можно успеть завершить переход на новую редакцию, то начинать можно заранее, в ноябре или декабре. В этом случае рекомендуется параллельно вести в двух программах, чтобы настроить учет, отладить начисления и привыкнуть к новой программе. В январе оставить только новую программу.

Какие варианты переноса данных существуют?

Во-первых, надо отметить, что из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 нет «плавного» перехода, при котором бы все введенные документы сохранились. ЗУП 3 сильно отличается от ЗУП 2.5 не только архитектурой, но и идеологией, это совершенно другая программа. А значит, какие-то данные придется оставить в старой программе. В этом нет ничего страшного, т.к. старая ваша программа останется с вами, никуда не денется, вы всегда можете открыть ее и посмотреть, что же было в прошлом году или еще ранее.

Существуют 2 варианта типового переноса данных:

Упрощенный (рекомендованный разработчиками).
Более полный (не рекомендованный разработчиками).

По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с «чистого листа», без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Какие данные переносятся?

Справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и связанные с этими справочниками данные.
Начисления и удержания с предопределенными способами расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т.п.).
Штатная расстановка на начало эксплуатации. Штатное расписание автоматически воссоздается на основе штатной расстановки.
Кадровая история сотрудников для заполнения личных карточек (Т-2).
Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за 3 предшествующих года, для остальных случаев - за 15 месяцев.
Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если перенос не с начала года).
Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Какие данные не переносятся?

Информация о действующих сотрудниках, работающих по договорам ГПХ.
Начисления и удержания с произвольными формулами.
Кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности.
Фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности.
Сведения о займах.
Действующие на момент переноса отпуска.

Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.

Сравнение вариантов переноса данных

Вариант №1	Вариант №2
Максимальное использование новой функциональности.	Использование документов и операций из предыдущей редакции.
Минимально необходимые, но достаточные данные – это быстрый перенос и нетрудозатратная выверка данных.	Много данных – это медленный перенос и большая работа по выверке данных.
Подходит даже для нетиповых конфигураций. Позволяет перейти к полностью типовому решению.	Повышенные требования к качеству данных в редакции 2.5. Возможность получать кадровую статистику за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность формировать своды и расчетные листки за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность рассчитывать базу для начислений за прошлые периоды в новой базе данных.
Фактически это "свертка базы".

Как это технически реализовано?

При первом запуске редакции 3 в чистой информационной базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать «Перенести данные из программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5».

Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из пункта меню «Справка - О программе» этой базы, и введите имя и пароль пользователя исходной базы, имеющего права администратора.

Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то новая программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.

Проверка результатов переноса данных

Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.

Тестовый прогон расчета зарплаты

Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.

Подведем итоги

Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе упрощенного варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.